Au sein de la Maison de l’Enfance, l’assistant secrétaire organise pour le responsable hiérarchique et pour l’équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers.

Elle participe aux missions de gestion des commandes et de suivi comptable.

Réaliser le suivi du dossier des personnes accueillies

Effectuer le suivi des effectifs
Réalisation et suivi des tableaux de bord
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
 

Réaliser la frappe et la mise en page de documents

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et des rapports
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
 

Effectuer l’archivage

Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
 

Contribuer au fonctionnement du service

Ouvrir le courrier et gérer le standard
Organiser des réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
 

Traitement administratif des demandes, participation à la vie du service

Participation à la saisie des plannings prévisionnels et des plannings réalisés en lien avec le chef de service
Gestion des stocks de produits, de matériels : saisie, suivi, contrôle, relance commandes
Gestion administrative : suivi de la facturation avec le service comptable pour réaliser « les services faits »
Mission de régisseur ou régisseur suppléant : gestion d’une caisse d’espèce pour les dépenses imprévues
Apporter un soutien aux équipes sur la gestion logistique des sites
Traitement des courriers, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion
Être en lien avec les équipes administratives du site principal d’Orléans

Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
Capacité à travailler en équipe et en partenariat.
Autonomie dans l'organisation du travail.