Au sein de la Maison Départementale de l’Enfance, l’assistant administratif a pour mission d’organiser pour le responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Réaliser l’accueil physique et téléphonique
Réception téléphonique et physique des usagers
Prise et transmission des messages

Réaliser des tâches relatives au suivi du dossier des personnes accueillies au Foyer de l’Enfance
Réaliser le suivi des effectifs
Rédiger des rapports sur la situation et l’évolution des personnes
Contribuer au suivi des tableaux de bords
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Assistance et secrétariat du Responsable Administratif
Réaliser l’organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Traitement administratif des demandes, participation à la vie du service
Archivage
Saisie des plannings prévisionnels et des plannings réalisés
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Gestion des stocks de produits, de matériels : saisie, suivi, contrôle, relance commandes
Saisie des factures
Traitement des courriers, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion
Réaliser un suivi des incidents liés aux téléphones (période GEC)

Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Anis, Planiciel, Sedit…
Capacité rédactionnelle

Bon relationnel
Bon communiquant
Sens du travail en équipe
Aisance à l'oral
Rigueur, méthode et organisation
Confidentialité