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Date limite de candidature
17/10/2024
Présentation de la collectivité :
A une heure de Paris, le Département du Loiret intervient dans la vie quotidienne des Loirétains tout au long de leur vie. Que ce soit en matière de solidarité, d'éducation, de culture, de sport, de mobilité, de numérique, de développement durable...
Le Département est riche d'une centaine de métiers présents sur tout le territoire.
Collectivité dynamique composée de plus de 2300 agents, au service des Loirétains, venez rejoindre nos équipes et nos talents !
Information générale et descriptif poste
Intitulé du métier
Administratif - Assistant de direction
Intitulé du poste
Assistant(e) de la Direction des Bâtiments, des Canaux et de l'Environnement (6552) H/F
Rémunération
A partir de 2113 € brut mensuel
Contrat
Titulaire - Contractuel
Catégorie du poste
B
Cadre d'emploi du poste
B/Rédacteurs
Avantages collectifs au travail :
En intégrant la collectivité, profitez de nombreux avantages sociaux et professionnels :
• Le télétravail : forfait annuel de 40 jours et/ou 1 à 3 jours fixes selon le poste.
• Un compte-épargne temps pour épargner des jours de congés/ARTT et les utiliser dès que besoin
• Des autorisations spéciales d'absence pour les événements familiaux ou personnels.
• Une prime annuelle pour valoriser votre engagement et votre performance.
• Des tickets-restaurants : 60% pris en charge par le département, sous conditions.
• Des offres du CNAS (Comité National d'Action Sociale) pour vous aider à financer vos loisirs, voyages, quotidien (chèques vacances, crédits…).
• Une prise en charge à 75% des frais de transport en commun / un forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an), sous conditions / une plateforme de covoiturage mise à disposition par la collectivité.
• Un contrat de prévoyance : participation employeur de 15,44 € par mois (forfait de base avec ou sans options).
• Des formations dispensées par le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale.
• Un bilan de parcours professionnel et de carrière pour vous accompagner dans vos perspectives d'évolution.
• Des possibilités d'avancement de carrière et de promotion pour les agents titulaires, et une étude possible de réévaluation salariale pour les contractuels à partir de 3 ans.
Rejoignez un cadre de travail attractif et motivant pour vous épanouir.
Finalité du poste
Le Pôle Aménagement Durable a pour mission de proposer et de mettre en œuvre l’ensemble des stratégies liées aux bâtiments, à l’aménagement et aux infrastructures afin de répondre aux projets de mandat ainsi qu’à la maintenance du patrimoine départemental.
La Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement (DBCE) a en charge la construction des bâtiments départementaux, leur entretien, ainsi que le service canaux et environnement.
Votre rôle est de recueillir et de traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction et de la collectivité.
Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez le directeur dans l’organisation du travail de la Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement.
Missions
Assistanat de direction
- Gérer l’agenda et la messagerie du Directeur,
- Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu),
- Organiser les déplacements,
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction, y assister et rédiger le compte-rendu,
- Aide ponctuelle au Directeur de la Direction du Patrimoine et des Ressources Partagées (DPRP).
Secrétariat pour la Direction, le Service Canaux et Environnement et Suppléance du secrétariat du Service Vie des Bâtiments et Service Constructions Publiques
- Gérer, traiter et assurer le suivi des courriers courants et courriers réservés, y compris dans le logiciel dédié MAARCH,
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes),
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés),
- Réaliser un accueil physique et téléphonique,
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions,
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les Elus,
- Classer des documents en respectant l’organisation mise en place,
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE, et assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique,
Gestion de réservations
- Gérer les astreintes bâtimentaires (planning, véhicule d’astreinte, tableau des indemnités à transmettre à la DRH pour paiement),
- Gestion des cartes TAO pour les services du PAD présents au pavillon Aménagement,
- Gérer les inscriptions au mess de la gendarmerie.
Suivi de commandes et budgets associés
- Assurer le suivi des fournitures de bureau, du papier, et des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DBCE et la DPRP,
- Suivre les commandes sur le logiciel KIMOCE (gestion des demandes bâtimentaires),
- Valider les factures sur le logiciel SEDIT.
- Valider les commandes de produits d’entretien et d’hygiène.
Localisation du poste
Lieu
Pavillon Aménagement - 32 avenue Jean Zay à Orléans
Profil candidat
Niveau d'études min. requis
BAC+2
Niveau d'expérience min. requis
Inférieur à 2 ans
Profil / Expérience requise
Vous êtes titulaire d'un diplôme d'Assistant manager (ou BAC+2 équivalent) et avez une expérience significative sur des fonctions similaires.
Vous faites preuve d'organisation et de réactivité, et êtes dynamique et motivé(e).
L’emploi correspond au cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 à 3 ans renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).
Processus de recrutement
Processus de recrutement
En postulant sur nos offres, la procédure de recrutement sera la suivante :
- Délai de réponse sous 15 jours après la clôture de l'offre.
- Entretien avec le responsable du service et/ou directeur et en présence d'une chargée de recrutement RH en fonction des postes. Cas pratique possible.
- Second entretien envisageable avec le directeur si besoin.
- Transmission des entretiens professionnels pour les titulaires et prise de référence possible pour les contractuels.
- Selon le poste et l'entretien, possibilité de passation de tests de personnalité professionnelle.
- Réponse sous 10 jours après entretien et/ou prise de contact avec la chargée de recrutement.
- Arbitrage de recrutement soumis aux DGA et/ou DGS des pôles concernés.
- Officialisation écrite et procédure administrative (pièces, contrat…).
Selon le poste à pourvoir, le process de recrutement peut être adapté.
Environnement et condition de travail
Horaires et congés
La base horaire hebdomadaire est de 39h52 ouvrant droit à 30 jours de congés par année civile, 21 jours de RTT, et 2 jours de fractionnement, soit 53 jours annuels pour concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Le cycle horaire est modulable sous conditions.
Il est possible d'exercer à temps partiel (de droit ou sur autorisation soumis à l'avis du hiérarchique et en fonction des nécessités de service), sous conditions.
Travail en open space
Oui
Travail informatique
Oui
Contact avec usagers physique et /ou téléphonique
Oui
Travail en extérieur (indiquez oui / non)
Non
Travail isolé (indiquez oui / non)
Non
Astreintes, horaires de nuit, week-end
Non
Nuisance sonore (indiquez oui / non)
Non
Déplacements professionnels (périmètre, fréquence, voiture de service)
Non
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Poste ouvert à télétravail
Oui
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Manutention manuelle de charge
Non
Marche fréquente dans le travail
Non
Position assise prolongée
Oui
Position debout prolongée ou piétinement (Oui / Non)
Non
Gestes répétitifs à cadence élevée (Oui / Non)
Non
Travail des bras en élévation (Oui / Non)
Non